Guarde seus documentos por assunto, utilizando pastas suspensas, pastas poliondas, A-Z ou caixas arquivo (de papelão ou plástico). É importante fazer etiquetas e colocar título às pastas, de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética. Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina, que você mesmo poderá confeccionar. Aqui vão algumas dicas de o que guardar e por quanto tempo.
Documentos médicos: guardar permanentemente. Poderá ser solicitado a qualquer momento pelo médico. O prazo é de 20 anos para exigir na Justiça, a devolução de eventuais pagamento indevidos, como os originados de aumentos abusivos.
Ex. Exame médico, carteira de vacinação, radiografias, etc.
Documentação bancária: guardar temporariamente (por um período de 6 anos) - tempo exigido pela Receita Federal, para esclarecer dúvidas em Declaração de Imposto de Renda.
Ex. Extrato bancário, comprovante de investimento
Condomínio: guardar temporariamente (por um período de 6 anos) os recibos de pagamento, juntamente com os recibos de pagamento de aluguel.
Mensalidade escolar: guardar temporariamente (por um período de 6 anos) todos os recibos de pagamento, para comprovar dedução do imposto de renda.
Nota fiscal: guardar temporariamente durante a vida útil do produto ou enquanto o serviço for prestado, a nota serve para reclamar na empresa fornecedora do produto/serviço, juntamente com o Certificado de Garantia.
Prestação de imóveis: guardar até o final do contrato, eliminar depois que estiver com a posse da escritura definitiva do imóvel. No caso da escritura do imóvel é necessário guardar por todo o período em que houver posse do bem.
Contas (Água, luz, gás e telefone): guardar temporariamente (por um período de 5 anos). Em caso de eventual queixa contra a empresa prestadora de serviços, o consumidor deverá apresentar as últimas 6 contas.
Cartão de crédito: guardar o comprovante de compra somente até a chegada da fatura mensal com o devido lançamento da compra.
Consórcio: guardar temporariamente (por um período de 6 anos), após o ano do pagamento da última cota e liberação da alienação fiduciária sobre o veículo.
Empregados: guardar toda a documentação de empregados domésticos e caseiros, para evitar problema com ação trabalhista no futuro.
IPTU/IPVA: no caso de imóvel, guardar temporariamente, enquanto houver sua posse, juntamente com a escritura. No caso do móvel, guardar temporariamente (pelo período de 6 anos) juntamente com o Certificado de Propriedade do Veículo, pois poderá ser requisitada por ocasião de novo licenciamento.
Declaração de Imposto de Renda: guardar temporariamente (pelo período de 6 anos), juntamente com todos os documentos apresentados para dedução do Imposto de Renda.